Les événements offrent aux marques une multitude d’occasions de se rapprocher de leur public. Cependant, l’organisation d’un événement peut être un défi et prendre beaucoup de temps. Et plus la taille et la portée de votre événement augmentent, plus le risque de produire quelque chose qui ne soit pas parfait augmente de façon exponentielle. C’est là qu’interviennent les prestataires de services techniques. Il s’agit d’entreprises spécialisées dans la gestion des aspects techniques des événements, de la planification à l’exécution, et ce à grande échelle pour des publics importants ou pour des événements réunissant plusieurs sponsors et vendeurs.

Qu’est-ce qu’un prestataire de services techniques ?

Un prestataire technique événementiel gère l’aspect technique des événements pour les marques et/ou leurs sponsors. Il planifie la production, du point de vue technique, et exécute l’événement, de la mise en place de la scène à la diffusion du flux en direct. Le prestataire technique peut être un producteur d’événements, dont le travail consiste à trouver des lieux, à réserver les musiciens et les vendeurs et à coordonner la logistique de la production. Il peut aussi s’agir d’une société de services de production, responsable de tous les aspects de la production de l’événement. L’avantage de travailler avec un prestataire de services techniques est qu’il a l’expérience de la gestion de productions à grande échelle. Ils ont également l’habitude de faire adhérer un large public à un événement spécifique en travaillant avec le bon type de sponsor.

Pourquoi les marques choisissent-elles de travailler avec un prestataire technique événementiel ?

Une marque peut travailler avec un prestataire technique pour l’organisation de ses événements parce qu’elle souhaite gérer la production, mais sans être impliquée dans la gestion quotidienne de la production. Si un prestataire technique événementiel gère la production pour vous, cela signifie que vous n’avez pas besoin d’être présent sur le site le jour de l’événement, ce qui facilite les choses et vous fait gagner du temps. Le recours à un prestataire de services techniques permet également à la marque de se concentrer davantage sur le marketing de l’événement et moins sur la logistique de sa production. Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles les marques choisissent de travailler avec un prestataire technique. Mais il y en a bien d’autres, notamment le fait qu’un prestataire de services techniques peut gérer la logistique d’une production à grande échelle, ce qui peut être difficile à gérer pour une marque seule.

Les 5 aspects les plus importants de la collaboration avec un prestataire technique

1. Le processus

Un prestataire technique événementiel a mis en place un processus clair. Il a un processus qu’il suit pour gérer un événement et il le suit de manière cohérente. Cela inclut les détails, du type d’équipement utilisé au nombre de personnes présentes dans la salle.

2. La communication

Un prestataire de services techniques envoie une communication détaillée tout au long du processus de l’événement. La communication, du début à la fin, comprend la façon dont vous souhaitez que l’événement se déroule sur scène et ce que vous souhaitez que le public pense de la marque.

3. La collaboration

Un prestataire de services en techniques événementielles travaille avec la marque pour définir une vision de l’événement. Il travaille ensuite avec la marque pour créer un événement qui répond aux besoins du public cible, tout en soutenant les objectifs commerciaux spécifiques de la marque en tant que sponsor. Cela peut impliquer de modifier le contenu de l’événement, de changer l’aspect de la scène ou de trouver un nouveau partenaire pour soutenir l’événement. Un prestataire de services techniques doit être ouvert aux suggestions et à la collaboration, car cela améliore la qualité de l’événement.

4. L’aspect artistique

Un prestataire technique doit être un artiste. Il doit aimer ce qu’il fait et être capable d’apporter sa créativité à l’événement. Un prestataire de services techniques doit être capable de rendre l’événement magnifique et de donner l’impression qu’il a été planifié par un artiste.

5. Le timing

Un prestataire technique événementiel connaît le meilleur timing à utiliser afin de maximiser l’impact de l’événement en direct. Cela peut concerner la musique, l’éclairage ou l’ordre du contenu sur la scène. Le prestataire de services techniques doit connaître le meilleur timing pour ces éléments.

Choisissez le bon prestataire technique pour votre événement

Il peut être difficile de trouver un prestataire technique qui vous convienne. De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors du choix d’un prestataire de services techniques. Tout d’abord, vérifiez les références et assurez-vous que le prestataire de services techniques est quelqu’un en qui vous avez confiance et dont vous avez vu le travail. Ensuite, vérifiez le type d’événement que vous prévoyez. Si votre événement est une production à grande échelle, vous devrez travailler avec un prestataire de services techniques capable de gérer des productions à grande échelle. Bien que la collaboration avec un prestataire technique puisse être bénéfique, il est important de s’assurer qu’il convient à votre événement.

N’hésitez pas à poser des questions et à vérifier les références

Lorsque vous êtes prêt à trouver votre prestataire technique, choisissez-en quelques-uns que vous souhaitez explorer davantage. Ensuite, contactez chaque prestataire, expliquez le type d’événement que vous organisez et posez-lui trois questions clés :

• Quels sont vos domaines de spécialisation ?
• Sur quel type d’événements travaillez-vous habituellement ? Et pourquoi ?
• Quelles ressources recommandez-vous pour la planification d’un événement ?

Conclusion

Le monde de l’événementiel évolue, tout comme le rôle du prestataire technique événementiel. Auparavant, les prestataires de services techniques n’étaient impliqués que dans les productions à grande échelle. Mais grâce à la croissance du marketing numérique et à l’essor des influenceurs, le rôle d’un prestataire technique s’élargit. Désormais, un prestataire de services techniques peut être impliqué dans des événements plus petits ou même une série d’événements numériques, avec différents sponsors et différents formats. Et si cela peut sembler être une tâche ardue, ce n’est pas forcément le cas. Trouver un prestataire de services techniques n’est pas facile, mais ce n’est pas une fatalité. Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour faciliter la recherche du bon prestataire de services techniques et vous aider à trouver le prestataire technique avec lequel travailler pour votre événement.